Ils sont réduits métadonnées à supprimer dans e-mails de l’entreprise pour protéger le confidentialité des employés.
Le nouveau mesure de la Garant de la confidentialité les examine des lignes directrices publié en février dernier et qui avait alarmé les entreprises.
La définition actualisée et plus précise de métadonnées je cadre données enregistrées automatiquement à partir des systèmes de messagerie.
Ils sont donc exclu toutes les informations contenues dans corps de l’e-mail et dans ce qu’on appelle “enveloppe», c’est-à-dire l’ensemble des rubriques techniques des documents structurés qui documentent l’acheminement du message, son origine et d’autres paramètres techniques.
Confidentialité des emails d’entreprise : les nouvelles règles de gestion des métadonnées
Le chapitre sur la question liée à touche à sa conclusion protection du confidentialité des employés dans le cadre de gestion des emails de l’entreprise.
Le mesure approuvé par Garant de la confidentialité Le 6 juin apporte des changements substantiels des lignes directrices publié en février dernier et qui a suscité agitation et la panique au sein du entreprises.
Le nouveau texte, qui remplace les anciennes règles, semble arriver au point de équilibre en ce qui concerne les questions soulevées : nous passons en revue les gestion des métadonnées maintenant compris comme le information que le système de messagerie enregistrer automatiquement et qui ne doit donc pas être confondue avec les données contenues dans corps des messages ou qui forment ce qu’on appelle “enveloppe»c’est-à-dire l’ensemble de rubriques techniques des documents structurés qui documentent l’acheminement du message, son origine et d’autres paramètres techniques.
Mais prenons du recul. En février, en effet, le Garant a publié les nouveaux lignes directrices pour le traitement des données personnelles des employés par les employeurs qui utilisent des programmes également fournis en mode cloud pour gestion des e-mails.
Plus précisément, il était limité à un maximum de 7 jours (extensible de 48 heures) le collecte automatique de métadonnées liés à l’utilisation des comptes de messagerie des employés, tels que le jour, l’heure, l’expéditeur, le destinataire, l’objet et la taille de l’e-mail, ainsi que le stockage pendant des périodes prolongées.
Pour des périodes de stockage plus longues, il était nécessaire deaccord syndical ou l’autorisation deinspection du travail.
Des nouvelles qui ont généré pas mal chaos dans les entreprises ce qu’ils ont immédiatement démontré difficulté d’application des nouvelles règles, à tel point que le Garant a décidé de suspendre l’efficacité des lignes directrices et d’en lancer une nouvelle consultation publique.
Eh bien, le nouveau disposition du 6 juin semble arriver sur une place, grâce à nouveauté qui devrait résoudre le préoccupations des entreprises.
Confidentialité des e-mails d’entreprise : quoi de neuf dans la disposition du Garant
La première nouveauté concerne la précision définition des métadonnéesqui circonscrit le informations enregistrées automatiquement des systèmes de messagerie, quelles que soient la perception et la volonté de l’utilisateur.
Ainsi que le souligne le Garant, celles-ci ne doivent en aucun cas être confondues avec les information contenu dans messages électroniques ou dans le “enveloppe».
« Les informations contenues dans l’enveloppe, bien que correspondant à des métadonnées enregistrées automatiquement dans les journaux du service de messagerie, sont indissociables du message dont elles font partie intégrante et qui reste sous le contrôle exclusif de l’utilisateur (qu’il soit l’expéditeur ou le destinataire de l’enveloppe). les messages).”
Par conséquent, les indications contenues dans le des lignes directrices et relatifs aux durées de conservation des métadonnées, entendues selon la nouvelle définition, ne concernent pas i contenu du message du courrier électronique (ni les informations techniques qui en font partie intégrante) qui restent à la disposition de l’utilisateur/travailleur, au sein de la boîte de réception de courrier électronique.
Je comprends métadonnées de cette façon, il semble donc éviter le préoccupations qui sont apparus ces derniers mois dans les entreprises.
L’activités de collecte et de conservation des métadonnées/logs nécessaires pour assurer le fonctionnement des infrastructures du système de messagerie électronique, souligne le Garant, peut normalement être effectuée pour une durée de délai limité à quelques jours. Toutefois, la conservation ne devrait pas dépasser 21 jours.
Le possible stockage à plus long terme, cela ne sera possible qu’en présence de conditions particulières qui rendent son extension nécessaire, qui doit être suffisamment prouvée selon le principe de responsabilité.
- Garant de la protection des données personnelles – Disposition du 6 juin 2024
- Gestion des emails dans le contexte du travail et traitement des métadonnées
